Algemene voorwaarden Refleact.

1. Begrippen

Refleact is opgericht door Nantsje Leijendekker en een éénmensbedrijf en – dienstverlener. Binnen onderstaande voorwaarden zal Refleact synoniem staan aan opdrachtnemer en dienstverlener in de persoon van Nantsje Leijendekker en in de onderstaande tekst als zodanig bedoeld worden. Cliënt/ Opdrachtgever Onder cliënt/opdrachtgever wordt de opdrachtgever verstaan die bij Refleact een dienst afneemt door de offerte positief bevestigd te hebben en hiermee een overeenkomst te zijn aan gegaan. De opdrachtgever/ cliënt kan gelijk zijn aan de cliënt, de afnemer van de dienst, of degene zijn die de overeenkomst is aangegaan namens deelnemers of werknemers die gebruik maken van de dienst van Refleact, en daarmee de beslissende en betalende partij is. Opdrachtgever en cliënt worden in onderstaande tekst afwisselend gebruikt met dezelfde betekenis. Overeenkomst/Opdracht De overeenkomst is de opdracht die Refleact uitvoert ten dienste van de opdrachtgever en die beschreven staat in de offerte en daarmee dienst doet als overeenkomst. Overeenkomst en opdracht zullen afwisselend gebruikt worden met de zelfde betekenis. Partijen. De partijen betreffen de cliënt (opdrachtgever) en Refleact (opdrachtnemer) die samen een overeenkomst tot dienstverlening door Refleact zijn aangegaan.

2. Toepasselijkheid van deze voorwaarden

2.1. Refleact werkt met algemene voorwaarden en specifieke voorwaarden. Bij bepaalde opdrachten gelden specifieke voorwaarden, passend bij deze opdrachten. De specifieke voorwaarden staan in de offerte van de betreffende opdracht opgenomen en krijgen voorrang boven de algemene voorwaarden op de website. De algemene voorwaarden krijgen hiermee een aanvullend en niet vervangend karakter. Deze algemene voorwaarden betreffen alle door Refleact aangeboden diensten, voor zover hier niet nadrukkelijk schriftelijk van is afgeweken door de beide partijen. 2.2. Refleact behoudt het recht de algemene voorwaarden, hierboven genoemd, ten allen tijde aan te passen. Van toepassing is steeds de versie zoals die gold ten tijde van het tot stand komen van de rechtsbetrekking met de hulpverlener.

3. Offertes

3.1. Op verzoek van de cliënt wordt een offerte opgesteld passend bij de opdracht. De geldigheid van de offerte bedraagt 14 dagen, zoals ook op de offerte staat geschreven. Wanneer de cliënt niet binnen 14 dagen reageert, vervalt de geldigheid van de offerte. Bevestiging van de opdracht vindt plaats door via de mail positief te reageren op de offerte. Bij particuliere coachtrajecten geldt een mondelinge overeenkomst aangevuld met een coachovereenkomst. De annuleringsafspraken hierbinnen zijn bindend.

4. Duur

4.1. De doorlooptijd van de opdracht wordt overeengekomen met de cliënt en opgenomen in de offerte. In overeenstemming kunnen de data aangepast en aangevuld worden. Wanneer dit financiële en/of kwalitatieve consequenties heeft, zal Refleact de cliënt hier van te voren over inlichten.

5. Uitvoering

5.1. Refleact zal de overeenkomst naar beste inzicht en vermogen en overeenkomstig de eisen van goed vakmanschap uitvoeren en op grond van de op dat moment bekende stand der algemene wetenschap of praktijkervaring. 5.2. De opdrachtgever/ cliënt draagt er zorg voor het tijdig verstrekken van alle gegevens en/of medewerking, die Refleact nodig acht voor het behalen van een goed resultaat van de opdracht. 5.3. Wanneer medewerking of (juiste) informatieverstrekking achterwege blijft of niet-tijdig plaatsvindt is Refleact uit haar verplichtingen ontslagen en niet aansprakelijk voor schade en/of resultaatvermindering van welke aard dan ook, wanneer Refleact is uitgegaan van door de cliënt verstrekte onvolledige, onjuiste of niet tijdig verstrekte gegevens.

6. Verantwoording 6.1. Voor geheimhouding en vertrouwelijkheid zie Privacybeleid.

7. Intellectueel eigendom

7.1. Refleact blijft eigenaar van de door Refleact ontwikkelde stukken en producten. Deze producten, door Refleact verstrekt, zijn uitsluitend bestemd voor het gebruik door de cliënt en mogen niet aan derden worden verstrekt of ter kennis worden gebracht. 7.2. Refleact behoudt zich het recht ontwikkelde producten en stukken en toegenomen kennis voor andere doeleinden te gebruiken.

8. Overmacht

8.1. Refleact is een éénmens bedrijf. Wanneer, ten gevolge van een omstandigheid niet door Refleact voorzien, de overeenkomst niet uitgevoerd kan worden, zal in overleg gekeken worden in wanneer en in hoeverre de overeenkomst alsnog uitgevoerd kan worden. 8.2. Wanneer de begeleidingsvraag op een later tijdstip niet actueel blijkt of er binnen de organisatie geen gelegenheid is tot een alternatieve datum, kan er voor gekozen worden tot ontbinding over te gaan van de overeenkomst op initiatief van zowel Refleact als de cliënt. 8.3. Indien Refleact bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is Refleact gerechtigd de reeds uitgevoerde diensten/ werkzaamheden afzonderlijk te factureren. 8.4. Onder overmacht wordt verstaan, naast hetgeen daaromtrent in de wet en jurisprudentie wordt begrepen, ziekte, ongevallen van de bij de uitvoering betrokken personen, overlijden, brand, storingen, verlies van apparatuur of hulpmiddelen.

9. Annulering

9.1. Refleact behoudt zich het recht voor om een opdracht te annuleren wanneer de omstandigheden daartoe aanleiding geven. Refleact is bevoegd de overeenkomst te ontbinden, indien de client de overeenkomst niet, niet volledig of niet tijdig nakomt. Voorts is Refleact bevoegd de overeenkomst te ontbinden indien zich omstandigheden voordoen welke van dien aard zijn dat nakoming van de overeenkomst onmogelijk is of indien er zich anderszins omstandigheden voordoen die van dien aard zijn dat ongewijzigde instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet van de coach kan worden gevergd. 9.2. Voor coachinggesprekken geldt dat wanneer de client minimaal 24 uren van te voren annuleert, er geen kosten in rekening gebracht zullen worden. Bij een periode korter dan 24 uren zal het afgesproken consult in rekening worden gebracht. U kunt afmelden via mail of telefoon of voicemail, wanneer de begeleider in bespreking is. 9.3. Annulering van een opdracht in de vorm van een training/opleiding/cursus/ad interim betrekking/ adviestraject is tot 30 werkdagen voor de aanvangsdatum kosteloos. Bij annulering tussen de 30 en 15 werkdagen wordt 25% van de totaalprijs van de opdracht in rekening gebracht en bij annulering tussen de 15- 1 werkdag 50% van de totaalprijs van de opdracht.

10. Betaling

10.1. De betalingsvoorwaarden zullen per opdracht in de offerte worden opgenomen. Wanneer de opdrachtgever de opdracht bevestigt, door een positieve reactie te mailen op de offerte, gaat de opdrachtgever hiermee akkoord met de in de offerte opgenomen betalingsvoorwaarden. 10.2. Betaling van de factuur dient altijd binnen 14 dagen te geschieden, zoals genoemd staat op de factuur. 10.3. Na het verstrijken van 14 dagen na de factuurdatum is de opdrachtgever in verzuim. Wanneer de opdrachtgever in verzuim is met het nakomen van een of meer van zijn verplichtingen, dan is Refleact gerechtigd behalve het factuurbedrag en eventuele rente ook alle overige incassokosten, als gemaakte tijd en het aantrekken van derden, bij de opdrachtgever te vorderen. Dit kunnen zowel rechtelijke als buiten – rechtelijke kosten zijn. 10.4. Bij het niet tijdig nakomen van de betalingsverplichting behoudt Refleact zich het recht voor iedere vorm van begeleiding tijdelijk dan wel voorgoed te weigeren. Refleact behoudt zich het recht voor begeleiding bij particuliere coachtrajecten te beëindigen of tijdelijk stop te zetten, wanneer er een betalingsachterstand ontstaan is op basis van de gemaakte afspraken hierover. 10.5 Bij zakelijke trajecten wordt op voorhand een zo reeel mogelijke inschatting van het aantal sessies gemaakt. Mocht het totale aantal niet toereikend blijken dan zal met de werkgever overlegd worden of verlenging mogelijk is. Mocht het totale aantal niet nodig blijken te zijn, dan zal kan/kunnen de overige sessie(s) ingezet worden als follow-up gesprek. Ook kan de sessie worden ingezet voor een collega. Hierbij geldt een maximale geldigheid van 1 jaar sinds de laatste sessie. 

11. Aansprakelijkheid

11.1. Refleact is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Refleact is uitgegaan van door opdrachtgever, deelnemer, cliënt, verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens. 11.2. Voor schade die een direct gevolg is van een aan Refleact toe te rekenen tekortkoming is Refleact enkel aansprakelijk als die tekortkoming het gevolg is van opzet of grove schuld aan de zijde van Refleact.. Als Refleact desondanks gehouden is schade te vergoeden, is deze vergoeding beperkt tot de overeengekomen prijs, gemoeid met de overeenkomst. 11.3. Refleact is nooit aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade en schade aan derden op welke wijze dan ook ontstaan bij de uitvoering van de werkzaamheden.
11.4. De aansprakelijkheid van Refleact is in ieder geval steeds beperkt tot het bedrag der uitkering van zijn verzekeraar in voorkomend geval.

12. Klachtenprocedure
Refleact heeft kwaliteit hoog in het vaandel staan. Zij werkt vanuit de waarden bewustwording, resultaat, zuiverheid en veiligheid. Zij onderschrijft de ethische code voor psychologen en werkt vanuit de intentie van Verantwoordelijkheid, Integriteit, Respect en Expertise. https://www.psynip.nl/uwberoep/beroepsethiek/beroepscode/
12.1. Het is voor Refleact belangrijk dat haar cliënten tevreden zijn over de begeleiding die zij biedt. Tijdens coachingtrajecten en langer lopende opdrachten is voegt Refleact (tussen-) evaluatiemomenten in om de cliënt actief te vragen naar de tevredenheid over de samenwerking en voortgang en hen tegelijk de gelegenheid te geven bij zichzelf na te gaan hoe zij de dienst ervaren. Daarnaast gaat Refleact uit van het eigenaarschap van de cliënt en verneemt graag tijdens lopende trajecten hoe cliënten dit ervaren om zo in afstemming samen beslissingen te nemen in voortgang of bijstelling. 12.2. Mocht u toch een klacht hebben of niet tevreden zijn? Neemt u dan contact op met Refleact. We komen er vast samen uit en kijken naar een passende oplossing. 12.3. Een klacht over een verrichte werkzaamheid dient door de opdrachtgever binnen 8 dagen na ontdekking, doch uiterlijk binnen 21 dagen na voltooiing van de betreffende werkzaamheid te zijn gemeld. Refleact dient in de gelegenheid te worden gesteld de klacht te controleren. 12.4. Bij het ontvangen van een schriftelijke klacht zal Refleact binnen een termijn van 14 dagen na ontvangst antwoorden (tenzij er overmacht speelt). 12.5. Op alle overeenkomsten met Refleact is uitsluitend het Nederlands recht van toepassing. De Nederlandse rechter is uitsluitend bevoegd te oordelen over geschillen. 12.6. T.a.v alle geschillen is de rechtbank te Leeuwarden bevoegd, tenzij de wet verplicht een andere rechterlijke instantie aanwijst.
Refleact streeft bovenal een plezierige samenwerking na en gaat er in bovenstaande situaties van uit dat binnen redelijk overleg veel van bovenstaande situaties zijn te voorkomen dan wel in goed en redelijk overleg op te lossen zijn naar tevredenheid van beide partijen wanneer beide partijen hun eigenaarschap hier in nemen en creatief en in win-win oplossingen willen denken en overleggen.

KvK-nummer: 59311762

BTW ID: NL001466679B13